På oppdrag fra kommunedirektøren har advokatfirmaet Harris gjennomgått praksisen i byggesak og planutvalget i Larvik kommune - og vurdert i hvilken grad den er i tråd med god forvaltningsskikk og bestemmelsene i kommuneloven.
Også samhandlingen og saksbehandlingen mellom administrasjon og politisk ledelse i planutvalget har vært gjenstand for juridisk vurdering.
Fredag 7. februar leverte Harris den 36 sider lange rapporten. Denne kommer i tillegg til Holth & Winge-rapporten fra desember, der hensikten var å gjennomgå 25 klagesaker der planutvalget hadde omgjort administrasjonens vedtak.
− Funnene i undersøkelsen gjort av Holth & Winge gjorde det nødvendig å se på kommunens forvaltningspraksis på byggesak i et bredere perspektiv. Som kommunedirektør er jeg ansvarlig for den administrative internkontrollen, og valgte derfor å iverksette en undersøkelse der man ser på kommunens praksis i alle typer byggesaker, ikke bare de 25 dispensasjonssakene. Etter en anbudsrunde engasjerte vi Harris Advokatfirma for å utføre denne jobben, forklarer konstituert
kommunedirektør Marit Kobro.
I kartleggingsarbeidet har Harris blant annet:
- innhentet dokumentasjon om arbeidsflyten fra administrativ behandling til politisk behandling i enkeltstående saker, og også saker som folkevalgte tar opp med administrasjonen i kraft av sin ombudsrolle eller som innbygger.
- intervjuet fem sentrale personer i administrasjonen i form av skriftlige spørsmål/svar, og i etterkant av dette fulgt opp med ytterligere spørsmål og arbeidsmøter der det var nødvendig.
- intervjuet tre tilfeldige medlemmer av planutvalget. Spørsmålene ble besvart skriftlig og per telefon. I etterkant har Harris fulgt opp med konkrete spørsmål til enkelte av medlemmene.
Kartleggingen fra Harris konkluderer blant annet med at utvalgsleders engasjement har vært så stort at det til tider er vanskelig for administrasjonen å ta stilling til om han fungerer som ombud eller utvalgsleder.
«For å få arbeidsro har de i stor grad fulgt utvalgsleder ønsker om både møter og praksisendringer. Vurderingen av dette samlet sett viser at eksisterende praksis på mange områder er i strid med både kommuneloven, kommunens egne reglement og god forvaltningsskikk.», heter det i rapporten.
Mengden av henvendelser har også vært såpass omfattende at disse ikke er blitt tilstrekkelig journalført av administrasjonen.
«Slik praksis er i strid med arkivloven og god forvaltningsskikk. Kommunedirektøren har endret denne praksisen slik at alle henvendelser journalføres på sak og svar publiseres. Endret praksis er dermed i samsvar med arkivloven og god forvaltningsskikk.», skriver advokatfirmaet.
Kommunedirektøren har fra oktober 2024 også endret praksis slik at både leder av planutvalget og øvrige utvalgsmedlemmer får tilgang til innstillingen i saker samtidig. Harris har ikke gjort funn som tilsier at utvalgsleder har forsøkt å påvirke administrasjonen til å endre innstilling i ferdigstilte saker.
Harris peker videre på omfattende korrespondanse mellom leder av planutvalget og administrasjonen, men:
«Kartleggingen viser at administrasjonen ikke gir fordeler på grunn av kontakten (...), og kontakten får heller ingen betydning for utfallet av saksbehandlingen.», skriver Harris i rapporten.
− De siste månedene har vi fått god oversikt over praksisen som administrasjonen og planutvalget har i sin samhandling og saksbehandling. Vi har et potensial for forbedring, og rapporten fra Harris har flere viktige funn, der administrasjonen allerede har tatt grep på flere områder. Vi skal jobbe godt sammen videre, på tvers av politikk og administrasjon, for å opptre i henhold til god forvaltningsskikk,
sier Kobro.