Sende faktura til Larvik kommune

Larvik kommune ønsker å motta inngående faktura og kreditnotaer som elektronisk faktura via aksesspunkt. Larvik kommune aksepterer kun elektroniske fakturaer fra sine leverandører i det offentlige standardformatet – Elektronisk HandelsFormat (EHF).

Hva må du som leverandør gjøre?

Som leverandør må du inngå avtale med et aksesspunkt.  Det er en forutsetning at du selv eller via andre kan levere faktura i Elektronisk handelsformat ( EHF). Det finnes mange leverandører se f.eks :

http://www.anskaffelser.no/verktoy/aksesspunkter-ehf-og-bis-formater

Du kan:

  1. produsere dine fakturaer i EHF i eget fakturasystem eller
  2. benytte nettbasert fakturaportal.  Fakturaportal er en enkel løsning hvor man oppretter fakturaene på nett og sender disse via et aksesspunkt til kunden. Dette er spesielt aktuelt hvis man bare sender ut noen få fakturaer i året til kommunal eller statlig virksomhet. Mange banker tilbyr også denne tjenesten via nettbank. Link til Difi – kom i gang med elektronisk faktura: http://www.anskaffelser.no/temaer-elektronisk-handel/hvordan-komme-i-gang-kjoper/komme-i-gang-med-ehf

Papirfaktura sendt pr vanlig post er eneste måte å sende faktura til Larvik kommune på, hvis elektronisk faktura (EHF) ikke benyttes. Vi tar ikke imot faktura per mail.

Fakturaadresse:
Larvik kommune, postboks 2014, 3255 Larvik

Larvik kommune vil fra 1.1.2016 kreve at alle leverandører sender faktura og kreditnota elektronisk.

Litt teknisk info om oppsettet

Larvik kommune org. nr. 948 930 560 står oppført i det nasjonale Elma registeret (som viser alle mottakere av EHF fakturaer). Organisasjonsnummeret skal benyttes som elektronisk adresse på alle fakturaer som sendes til Larvik kommune.

Regnskapsavdelingen i Larvik kommune fører regnskapet også for:

Larvik kulturhus bølgen KF org. nr 992 079 142 og Larvik kirkelige fellesråd org. nr 976 990 803. Kravet gjelder også disse foretakene.

Merking av faktura:

Deres referanse er et obligatorisk felt i EHF – standarden.  Larvik kommune og Larvik kirkelige fellesråd bruker et  5 –sifret bestillernummer for at din faktura skal gå automatisk til rette mottaker. Det må KUN stå vårt 5 – sifrede bestillernummer (ikke navn) for at fakturaen skal gå til rette mottaker i kommunen. Hvis behov for ytterligere referanse må leverandøren fylle inn et annet felt, eller som en ordrelinje.

For Larvik Kulturhus Bølgen er det et 4 sifret bestillernummer som må påføres.

Deres referanse i xml-filen:  AccountingCustomerParty/Party/Contact/ID

Vedlegg til EHF-faktura?

Larvik kommune ønsker en vedlagt PDF-fil eller TIFF-fil i selve EHF-transen med en referanse mellom transen og filen slik den er beskrevet i standarden for EHF-formatet. Vedlegg i andre formater enn pdf og tiff blir ikke akseptert.

Generelt – Hva krever løsningen?

EHF faktura er et XML-format som inneholder både obligatoriske felter og anbefalte felter for elektronisk faktura. Det finnes også valgfrie felter som kan benyttes for å gi utfyllende fakturainformasjon. Tjenesten krever tilpasning og testing i forkant.

Mer generell, grunnleggende informasjon om hvordan komme i gang med EHF finner du på http://www.anskaffelser.no/e-handel/faktura, samt detaljert beskrivelse av formatet via en egen implementasjonsveileder.

Aksesspunkt?

Tilknytning til infrastrukturen for å kunne sende/motta EHF faktura, skjer gjennom aksesspunkter. Dette er aktører som tar imot og videresender fakturaer til riktig mottaker, som et elektronisk postkontor.

En fakturasender og/eller -mottaker kan enten koble seg opp til et eksisterende aksesspunkt, eller selv etablere seg som et eget aksesspunkt.

For oversikt over aktuelle aksesspunkter som håndterer EHF formatet, se http://www.anskaffelser.no/e-handel/artikler/aksesspunkter

Spørsmål knyttet til elektronisk faktura?

Dersom dere har spørsmål, send en e-post til: fakturamottak@larvik.kommune.no